¿Sientes que trabajas TODO el día pero nunca terminas las cosas importantes? Yo también estuve ahí. Pasé casi dos años contestando emails hasta las 8 pm, subiendo posts a última hora y buscando archivos perdidos entre mil carpetas. Vivía pegada a la pantalla, pero cada día me sentía menos productiva.
Hasta que me di cuenta de algo clave: estaba trabajando más, no mejor. El problema no era mi esfuerzo, sino las herramientas que usaba (o mejor dicho, las que no usaba). Cuando empecé a descubrir nuevas herramientas digitales para trabajar, mi rutina cambió por completo.
Por eso, en este artículo quiero compartir contigo las 12 herramientas digitales para trabajar desde casa que literalmente me salvaron la vida (y mi salud mental). Estas apps no solo me ayudaron a ser más productiva, sino también a tener una mejor relación con mi trabajo y mi tiempo.
Brevo (antes Sendinblue)
Si te pasa que tienes mil cosas que decir pero cero tiempo para enviar emails todos los días, esta herramienta te va a encantar. Brevo es una de mis herramientas digitales para trabajar favoritas porque me permite programar correos, automatizar secuencias y mantener una comunicación profesional con mis clientes (sin volverte loca respondiendo uno por uno).
La uso principalmente para programar emails que se envían después. Por ejemplo, recordatorios, boletines semanales o mensajes automáticos para nuevos suscriptores. Lo mejor es que puedes crear plantillas, añadir botones, imágenes y hasta hacer pruebas A/B para ver qué versión funciona mejor.
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita súper completa (hasta 300 correos diarios).
- Puedes integrar tu dominio, hacer campañas y crear automatizaciones básicas sin pagar.
- Su interfaz es muy intuitiva, ideal si no tienes experiencia en marketing.
Tidycal
¿Sabes ese momento incómodo en el que intercambias 15 mensajes solo para cuadrar una reunión? Bueno, eso se acabó con Tidycal. Es una de esas herramientas digitales para trabajar que descubrí por casualidad, pero que se volvió indispensable. Es como Calendly, solo que mucho más barata (y, en mi opinión, más sencilla de usar).
La uso para agendar mis reuniones sin perder tiempo. Básicamente, configuras tus horarios disponibles, compartes el enlace y ¡listo! tus clientes o colaboradores reservan el espacio que mejor les quede.
Lo mejor: Tidycal se sincroniza con tu calendario de Google, manda recordatorios automáticos y te permite incluir enlaces directos de Zoom o Google Meet.
Lo que más me gusta:
- Tiene versión gratuita y planes de pago súper accesibles (pago único, no mensual).
- Puedes crear diferentes tipos de eventos (reuniones, sesiones, asesorías, entrevistas).
- Permite integrar pagos si ofreces servicios, ¡ideal para asistentes virtuales o freelancers!
WhatsApp Business
Confesión: durante mucho tiempo usé mi WhatsApp personal para todo. Clientes, amigos, recordatorios… un caos total. Hasta que descubrí WhatsApp Business, y literalmente me cambió la manera de trabajar. Es una de esas herramientas digitales para trabajar desde casa que parecen pequeñas, pero hacen una diferencia enorme en tu organización y tu tiempo.
Con esta versión de WhatsApp puedes crear un perfil profesional con la descripción de tu negocio, horarios de atención, enlaces directos y respuestas automáticas. Sí, esas respuestas rápidas que te permiten decir “Gracias por tu mensaje, te respondo pronto 💬” sin tener que escribirlo veinte veces al día.
Lo que más me gusta:
- Puedes crear mensajes automáticos y respuestas rápidas.
- Permite programar mensajes de bienvenida o fuera de horario.
- Puedes conectar WhatsApp Business con herramientas como Zapier o ManyChat, y automatizar aún más.
Mi recomendación es que uses la función de etiquetas para organizar tus chats y tener una visión rápida de tus clientes activos o pendientes. Y si vendes productos o servicios, aprovecha el catálogo integrado, donde puedes mostrar precios, fotos y enlaces sin necesidad de tener una web todavía.
ManyChat
Si hay algo que me quitaba horas (y paciencia 😅) era responder los mismos mensajes una y otra vez en Instagram y Facebook. Hasta que descubrí ManyChat, y te juro que no exagero cuando digo que me devolvió la paz mental.
Es una de las herramientas digitales para trabajar más potentes si usas redes sociales para vender o comunicarte con tus clientes.
Con ManyChat puedes crear chatbots automáticos que responden preguntas frecuentes, envían enlaces, saludan a nuevos seguidores o redirigen conversaciones a tu WhatsApp Business. Y lo mejor: puedes personalizar las respuestas para que suenen naturales (como si fueras tú). Nadie notará que no estás pegada al teléfono todo el día.
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita perfecta para empezar.
- Puedes automatizar respuestas en Instagram, Facebook Messenger y WhatsApp.
- Te permite crear flujos personalizados y enviar mensajes masivos (por ejemplo, para lanzar un producto o promoción).
Buffer
Si algo aprendí después de meses subiendo posts a última hora (literalmente desde el celular a las 10 p.m.) es que no puedes crecer en redes si no te organizas. Ahí fue cuando conocí Buffer, y desde entonces se volvió mi mano derecha.
Es una de las herramientas digitales para trabajar más útiles si gestionas redes sociales, ya sea las tuyas o las de tus clientes. Con Buffer puedes programar publicaciones en Instagram, Facebook, LinkedIn, Pinterest, TikTok o X (Twitter) desde un solo lugar.
Subes el contenido una vez a la semana, eliges los días y horarios, y la plataforma se encarga de publicarlo automáticamente.
Además, puedes ver estadísticas, responder comentarios y analizar qué tipo de publicaciones te funcionan mejor.
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita con tres canales y hasta diez publicaciones por red.
- Su panel es súper intuitivo, ideal si estás empezando en el mundo digital.
- Te permite ahorrar tiempo y mantener coherencia visual y de marca.
Si manejas varios proyectos o trabajas como asistente virtual, Buffer es una de las herramientas digitales para emprendedores que más te va a ayudar. Y si combinas Buffer con Canva, puedes tener toda tu estrategia de contenido lista en un par de horas a la semana.
Canva
A proposito de Canva, si tuviera que elegir una sola herramienta para sobrevivir como creadora de contenido, sería Canva, sin pensarlo dos veces. Es una de las herramientas digitales para trabajar que más uso en mi día a día, no solo para redes sociales, sino para presentaciones, ebooks, miniaturas de YouTube, y prácticamente todo lo visual que ves en mis proyectos.
Con Canva puedes crear diseños profesionales sin tener experiencia en diseño gráfico. Tienes plantillas para todo: publicaciones, historias, portadas, banners, tarjetas de presentación, facturas… literalmente TODO.
Lo mejor es que puedes guardar tus plantillas, cambiarles colores, fuentes y fotos en segundos, y reutilizarlas mil veces (yo tengo mis favoritas para redes y newsletters).
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita con miles de plantillas y recursos.
- Puedes trabajar en equipo y compartir diseños fácilmente.
- Su app móvil es perfecta para hacer cambios rápidos sobre la marcha.
- Permite programar publicaciones directamente en redes sociales (sí, ¡desde Canva mismo!).
En la versión de pago puedes crear tu propio kit de marca en Canva: colores, tipografías y logos. Así, cada vez que diseñes algo, mantendrás coherencia visual y ahorrarás muchísimo tiempo. Y si estás empezando, hay tutoriales gratuitos en YouTube donde te enseñan a crear tus primeras plantillas o carruseles virales paso a paso.
Slack
Si trabajas con un equipo (o con varios clientes al mismo tiempo), Slack es esa herramienta que te va a salvar de los mensajes perdidos, los audios eternos y los “¿en qué chat estaba eso?”. Antes de usarlo, mi equipo y yo nos comunicábamos por WhatsApp, y era un caos.
Con Slack, cada conversación tiene su espacio: un canal para proyectos, otro para clientes, otro solo para ideas, y así la vida simplemente fluye mejor. Es una de las herramientas digitales para trabajar en equipo más conocidas, usada por empresas grandes y por freelancers que gestionan varios proyectos.
Permite enviar mensajes, compartir archivos, hacer videollamadas y conectar otras apps como Google Drive, Asana, Trello o Notion. Todo en un solo lugar.
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita perfecta si trabajas con equipos pequeños.
- Permite organizar los canales por tema, cliente o proyecto.
- Puedes hacer llamadas o enviar mensajes de voz directamente.
- Se integra con casi todas las herramientas que uso a diario (Trello, Notion, Google Drive…).
Notion
Confieso que al principio Notion me intimidaba un poco. Veía esos tableros estéticos en Pinterest y pensaba: “esto debe ser solo para gente súper organizada”. Spoiler: no. Es una de las herramientas digitales para trabajar más versátiles que existen, y lo mejor es que puedes adaptarla a tu estilo (aunque seas más de caos que de estructura, como yo).
En Notion puedes crear bases de datos, listas de tareas, calendarios, plantillas, notas y todo lo que necesites para mantener tu vida y tus proyectos bajo control. Yo la uso para planificar mis contenidos, organizar mis proyectos y guardar ideas de artículos o guiones de video. Básicamente, es mi cerebro digital.
Lo que más me gusta:
- Es gratuita y muy personalizable (puedes hacerlo tan simple o tan pro como quieras).
- Permite trabajar en equipo, compartir páginas y comentar.
- Tiene miles de plantillas listas para usar (planeadores, calendarios, CRM, seguimiento de proyectos…).
- Se integra con Slack, Google Drive, Zapier, Trello y muchas otras herramientas digitales.
Zapier
Si tuviera que elegir una herramienta que marcó un antes y un después en mi negocio, sería Zapier. Es de esas herramientas digitales para trabajar que te hacen pensar: “¿por qué no la usé antes?”. Con Zapier puedes automatizar tareas repetitivas entre tus aplicaciones favoritas, sin saber nada de programación.
En palabras simples: cuando pasa algo en una app, Zapier hace otra cosa automáticamente. Por ejemplo, si alguien llena un formulario en tu web, puede guardar sus datos en Google Sheets, mandarte un aviso por Slack y enviarle un correo automático por Brevo… todo sin que tú toques nada 😎.
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita con funciones básicas más que suficientes para empezar.
- Permite conectar más de 5,000 herramientas (sí, ¡cinco mil!).
- Ideal si trabajas como asistente virtual o freelancer y quieres ofrecer automatizaciones como servicio.
- Su interfaz es visual e intuitiva, no necesitas saber de código.
Si conoces la herramienta pero no sabes usarla, aquí te dejo una lista de cursos gratuitos donde encontrarás uno para que aprendas a usar Zapier 👉10 cursos gratuitos para asistentes virtuales.
Make
Si Zapier es el nivel básico de la automatización, Make (antes Integromat) es la versión avanzada, poderosa y más económica. Es una de las herramientas digitales para trabajar que más me ha sorprendido, sobre todo porque te permite construir automatizaciones visuales, paso a paso, conectando cientos de aplicaciones entre sí.
Yo la empecé a usar porque mi hermano me enseñó cómo crear “robots” para tareas repetitivas y te juro que ahora hacen gran parte del trabajo por mí. Por ejemplo: cuando un cliente paga, Make actualiza automáticamente su estado en Google Sheets, me envía una notificación por Slack y le manda su factura en Wave. Todo en segundos, sin que yo tenga que mover un dedo.
Lo que más me gusta:
- Tiene una versión gratuita bastante generosa para empezar.
- Es más visual que Zapier: puedes ver el flujo de tus automatizaciones como si fuera un mapa.
- Permite realizar tareas más complejas (por ejemplo, condicionales, cálculos o integraciones entre múltiples apps).
- Ideal si ya usas herramientas como Google Sheets, Slack, Notion o Trello.
Wave
Si hay algo que me daba pánico cuando empecé a trabajar por mi cuenta, eran las facturas 😅. Entre recordar a quién le había cobrado, qué montos estaban pendientes y cómo organizar los pagos, sentía que estaba perdiendo más tiempo que dinero. Hasta que conocí Wave, y literalmente me cambió la manera de manejar mis finanzas.
Wave es una de esas herramientas digitales para trabajar que te hacen sentir que tienes un departamento contable… pero gratis. Sirve para crear facturas automáticas, registrar pagos, enviar recordatorios y llevar control de tus ingresos y gastos desde una interfaz súper amigable.
Lo que más me gusta:
- Es gratuita y muy completa (ideal para freelancers o pequeños negocios).
- Te permite enviar facturas en distintos idiomas y monedas.
- Puedes conectar tu cuenta bancaria para ver reportes automáticos.
- Tiene plantillas personalizables que se ven súper profesionales.
Aunque parezca una tarea aburrida, mantener tus finanzas organizadas te da paz mental (y evita dramas a fin de mes).
Empieza configurando solo tus clientes activos y automatiza los recordatorios de pago. Y si trabajas con clientes internacionales, Wave te permite usar diferentes monedas sin complicaciones.
Google Sheets
A veces las herramientas más simples son las que más poder tienen, y Google Sheets es la prueba perfecta de eso.
Por años la subestimé pensando que solo servía para hacer listas y cuentas rápidas… hasta que aprendí a automatizar reportes y conectar mis hojas con otras herramientas.
Hoy en día la uso para TODO: desde controlar mis ingresos hasta llevar el seguimiento de mis publicaciones, clientes y campañas. Lo mejor es que se integra fácilmente con Zapier y Make, lo que permite que los datos se actualicen solos en tiempo real.
Lo que más me gusta:
- Es gratuita, liviana y accesible desde cualquier dispositivo.
- Puedes compartir hojas con tu equipo o clientes y trabajar en tiempo real.
- Se integra con más de 5,000 apps gracias a Zapier y Make.
- Permite crear gráficos y paneles automáticos para visualizar tus resultados.
Cuando empecé en este mundo del trabajo remoto, creía que ser más productiva significaba trabajar más horas. Pero con el tiempo entendí que la verdadera productividad está en usar bien las herramientas digitales que tenemos a disposición, esas que te ayudan a automatizar tareas, organizar tu día y mantener tu cabeza libre para lo realmente importante.
Cada una de estas 12 herramientas, desde Slack hasta Google Sheets me ayudó a recuperar tiempo, claridad y energía. No tienes que implementarlas todas de golpe; empieza con una sola.
Quizás automatizar los correos con Brevo, organizar tus reuniones con Tidycal o crear tu primer flujo en Zapier. Y cuando menos lo notes, vas a estar trabajando menos… pero avanzando más 🚀.
