Las 13 herramientas claves para trabajar como asistente virtual

Ser asistente virtual se ha convertido en una gran oportunidad para ganar dinero por internet, así que después de meses de investigación he logrado recopilar una lista de las mejores aplicaciones para trabajar como asistente virtual.

Como asistente virtual, necesitas llevar a cabo una amplia gama de tareas, algunas de las cuales pueden llevar mucho tiempo o incluso ser imposibles sin las herramientas adecuadas. Sin embargo, con el herramientas para asistentes virtuales, puedes manejar casi cualquier actividad que tu cliente te solicite.

Muchas aplicaciones para trabajar como asistente virtual son gratuitas, pero otras herramientas tienen un costo. Y aunque en muchos casos, vale la pena la inversión, es posible que estén fuera del presupuesto. En estos casos, todavía vale la pena conocer las mejores herramientas para ser asistente virtual, ya que puedes recomendarlo a tus clientes.

Herramientas de gestión de tareas para asistentes virtuales

La gestión de tareas es de las principales funciones de una asistente virtual, por eso, necesitamos conocer con qué softwares suelen trabajar los clientes para conocer sus necesidades y adaptarnos a ellas.

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1. Asana

Al igual que otras aplicaciones de gestión del trabajo remoto, Asana es una de las mejores. Y ha sido una de las herramientas más recomendadas para trabajar como asistente virtual.

Los usuarios no tienen que luchar para averiguar cómo funciona la aplicación. Al usarlo, los propietarios de negocios o los empleados pueden crear calendarios, asignar y rastrear la hora de una tarea determinada, obtener actualizaciones sobre la misma y más.

Ventajas	Desventajas
Ayuda a ahorrar tiempo organizando tareas.	Puede ser difícil de entender al principio.

2. Trello

Trello es una herramienta súper completa que te permite hacer seguimiento a proyectos y tareas, dependiendo del plan que tengas, podrás visualizar tus pendientes de diferentes maneras.

Además de esto, puedes colocar automatizaciones que te hagan la vida más fácil. Sin duda me atrevo a decir que si quieres trabajar como asistente virtual, debes saber utilizar Trello.

Ventajas	Desventajas
Fácil de entender y la opción gratuita tiene muchas funciones.	Puede estar un poco limitada, por lo que es posible se use con otras aplicaciones.

Herramientas de seguimiento del tiempo

Los clientes a menudo querrán pagar por hora. Necesitas una forma de demostrar cuánto tiempo pasaste trabajando. Las herramientas de seguimiento del tiempo son excelentes para este propósito.

1. Toggl

Es un gran software que facilita el seguimiento del tiempo y te ayuda a mejorar la productividad y la rentabilidad de la noche a la mañana.

Si está buscando una aplicación de seguimiento del tiempo para administrar a sus empleados y controlar los niveles de productividad, sigue leyendo para obtener más información sobre Toggl y cómo podría beneficiarte.

Ventajas	Desventajas
La opción gratuita ofrece una gran variedad de servicios.	Es de las opciones más caras del mercado.

2. Hubstaff

Otra opción popular para el seguimiento del tiempo es Hubstaff. Realiza un seguimiento tanto de cómo pasas tu tiempo como de tu nivel de productividad. También puedes usarlo para la gestión de proyectos, como para almacenar archivos, hacer un seguimiento de los plazos y hablar de tareas.

Ventajas	Desventajas
Hubstaff sigue rastreando el tiempo incluso cuando te desconectas, por ejemplo, si tu conexión a Internet se cae.	Aunque hay una versión gratuita, si quieres funciones adicionales como integraciones y capturas de pantalla ilimitadas, tendrás que pagar al menos 14 $ al mes. La función de nómina comienza en 20 $ al mes.

Herramientas financieras

Cuando trabajas como autónomo, es útil tener una herramienta financiera para gestionar tus pagos, gastos e impuestos. Además, familiarizarse con los procesos financieros puede permitirle ofrecer servicios de contabilidad y facturación a sus clientes.

1. Freshbooks

Puedes gestionar todos los aspectos de tus finanzas con FreshBooks. Está diseñado sólo para trabajadores independientes y pequeñas empresas. En particular, es ideal para enviar facturas recurrentes e integrar las finanzas con otro software empresarial.

También puedes ver cuándo los clientes abren una factura y puedes hacer un seguimiento de todo desde tu aplicación móvil.

Ventajas	Desventajas
FreshBooks tiene una función de seguimiento del tiempo, que puede ser suficiente para sus necesidades.	La aplicación cuesta al menos 15 $ al mes.

2. Wave

Con Wave, puedes gestionar la nómina, las facturas y los pagos. También tiene algunas características avanzadas, como la facturación recurrente y los pagos automáticos. El panel de control intuitivo facilita la comprensión de las finanzas.

Ventajas	Desventajas
La versión gratuita ofrece software de contabilidad, escaneo de recibos y facturación.	Tendrás que pagar si también quieres servicios de nómina y siempre que proceses una tarjeta de crédito o un pago bancario.

3. Revolut Pro

Revolut es un banco de Lituania que recientemente sacó un programa para freelances, este programa permite recibir pagos internacionales e incluso te ofrece una tarjeta de débito con 1% de cashback.

Ventajas	Desventajas
Toda la banca es 100% en línea y tienen cuentas multimonedas.	No está disponible en todos los países (para abrir cuenta).

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Herramientas de manejo de calendario

Una herramienta de programación decente es fundamental para cualquier asistente virtual. Lo necesitarás para gestionar tu propio tiempo, especialmente importante si trabajas con varias empresas, y si tus responsabilidades incluyen la gestión del calendario para un cliente.

1. Google Calendar

Crea un horario que puedas compartir fácilmente con Google Calendar. Puedes crear una serie de calendarios, cada uno en un color diferente, y compartirlos solo con las personas adecuadas. También puedes añadir calendarios que otros usuarios hayan creado a tu propio horario.

Ventajas	Desventajas
Puedes ocultar los calendarios que no necesitas en este momento. Esto le permite llenar su horario con información sin que se vuelva desordenada y confusa.	Solo podrás ver los calendarios cuando estés conectado a Internet.

Si quieres trabajar como asistente virtual, saber utilizar este tipo de aplicaciones será una gran ventaja para encontrar tu primer trabajo.

2. Calendly

Calendly es una gran herramienta para programar citas que se ajusten a sus compromisos actuales. Al decidir una hora para una reunión, específica las franjas horarias que tienes disponibles y permites que la otra persona elija la opción más conveniente.

Ventajas	Desventajas
En lugar de comprobar tu disponibilidad manualmente, puedes sincronizar Calendly con Google Calendar. También recibirás un recordatorio por correo electrónico antes de la cita.	El plan gratuito sólo permite crear un tipo de reunión (un sólo link).

Herramientas de redes sociales

Es común que los asistentes virtuales gestionen las cuentas de redes sociales de los clientes. Para publicar contenido exactamente en el momento adecuado y ver los mejores resultados de las campañas, necesitarás un software de redes sociales.

1. Metricool

Con Metricool, puedes programar contenido para las cuentas de los clientes en varias plataformas de redes sociales diferentes. Luego, puedes hacer un seguimiento de los resultados e incluso interactuar con los usuarios. 

Ventajas	Desventajas
Supervise varias cuentas de redes sociales en el mismo lugar en lugar de verificar cada perfil individualmente.	Los planes comienzan en 12$ al mes pero no puedes tener equipo, si quieres tener un equipo prepárate para pagar hasta $49 USD al mes

2. Buffer

Una opción similar a Metricool es Buffer. Esta puede ser una mejor opción si solo necesita programar publicaciones en redes sociales y puede prescindir de las otras herramientas de gestión de redes sociales. A 15 $ al mes para Pro (el plan menos costoso), es un poco más barato que Metricool.

Ventajas	Desventajas
Buffer te enviará una notificación si tus publicaciones programadas fallan, por ejemplo, si no puedes publicar varias imágenes en Instagram a la vez.	Solo recibes ocho cuentas sociales con Pro y están limitadas a 100 publicaciones programadas al mes. Para aumentar a 2000 publicaciones programadas, tendrás que pagar 65 $ al mes.

Herramientas para Compartir archivos

Es inconveniente enviar archivos de ida y vuelta por correo electrónico cuando se colabora. Tiene mucho más sentido usar herramientas para compartir archivos. Hay varias herramientas para trabajar como asistente virtual gratuito para compartir archivos, pero una pareja se destaca como la mejor.

1. Google Drive

Con una cuenta individual de Google, recibirás 15 GB de almacenamiento. Además, puedes usar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para compartir archivos, hojas de cálculo y presentaciones del procesador de textos.

Si necesitas más almacenamiento y funciones, puedes pagar por G Suite. El plan básico cuesta 6 $ y te da el doble de almacenamiento junto con un correo electrónico comercial y algunas aplicaciones adicionales.

Ventajas	Desventajas
Puedes acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y compartirlos con cualquier persona que tenga una cuenta de Google (que lo más probable es que sea todo el mundo con el que trabajes).	A diferencia de otras aplicaciones de almacenamiento de archivos, no puedes acceder a tus archivos cuando no estás conectado.

2. Dropbox

Una alternativa a Google Drive es Dropbox. La versión gratuita te ofrece 2 GB de almacenamiento, pero la versión de pago te da al menos 2 TB junto con funciones adicionales como la recuperación de archivos.

Ventajas	Desventajas
La versión de pago te proporciona contenido y protección contra accidentes.	Es posible que 2 GB de almacenamiento sean insuficientes y que la versión de pago cueste al menos 9,99 $.

Herramientas de diseño gráfico

Si quieres ampliar la gama de servicios que ofreces para incluir la creación de gráficos simples, una forma fácil de empezar es aprender a usar una herramienta de diseño superior.

1. Canva

Un favorito entre los asistentes virtuales que acaban de aprender diseño gráfico es Canva. Es mucho más fácil de usar que algunas de las herramientas más avanzadas, como Photoshop. Puedes crear publicaciones en redes sociales, informes, presentaciones y mucho más.

Ventajas	Desventajas
Con la versión gratuita, puedes acceder a más de 8.000 plantillas junto con una gran selección de fotos y gráficos. También puedes comprar gráficos, fotos y fuentes adicionales por solo 1 $ cada uno.	Tendrás que comprar un plan de pago si quieres crear ciertos tipos de gráficos. Esto incluye GIF, imágenes transparentes, logotipos y plantillas personalizadas.

Aunque para ser honesta, pagar Canva Pro vale 100% la pena porque la cantidad de funciones es simplemente infinita y es clave para trabajar como asistente virtual.

2. Pixabay

Para llevar tus gráficos al siguiente nivel, incorpora fotos de archivo. Las fotos de archivo también son útiles para añadir imágenes a publicaciones de redes sociales o publicaciones de blog basadas en texto. Una de las mejores opciones es Pixabay, que tiene más de 1,8 millones de imágenes y vídeos para usar de forma gratuita.

Ventajas	Desventajas
Como Pixabay tiene una gran variedad de imágenes, es casi seguro que podrás encontrar algo que satisfaga tus necesidades.	Al igual que con cualquier foto de archivo, debe asegurarse de usar solo imágenes de una manera que esté cubierta por la licencia.

3. Unsplash

Es muy similar a Pixabay, con la diferencia que los propios creadores ofrecen sus propias fotos de manera gratuita.

Tiene una gran variedad de imágenes de alta resolución y está conectado con plataformas como Notion o Trello que te permite agregarle un plus a tu trabajo.

Ventajas	Desventajas
Tiene miles de imágenes libres de derecho de autor.	No hay tantas imágenes de temas muy específicos.

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Herramientas para firma de documentos en línea

Es importante firmar un contrato antes de empezar a trabajar con un nuevo cliente. Además, es posible que tenga que firmar otros documentos, como acuerdos de confidencialidad.

1. DocuSign

Con DocuSign, carga un PDF del documento, marca dónde necesita firmas y luego firma electrónicamente en cualquier dispositivo que esté utilizando. A continuación, puede enviar documentos a su cliente para que los firme. Todo es legalmente vinculante. El software también almacena documentos de forma segura en la nube, lo que le permite acceder a ellos cuando lo necesite.

Ventajas	Desventajas
A diferencia de otras herramientas de firma electrónica, la versión gratuita de DocuSign no tiene límite en el número de documentos que puedes firmar.	Tendrás que pagar al menos 10 $ al mes si quieres acceder a funciones adicionales, como el envío de documentos para una firma electrónica, plantillas o la integración con aplicaciones como Dropbox y Google Drive.

El conocimiento de una amplia gama de herramientas para trabajar como asistente virtual te ayudará a destacar entre otros candidatos cuando busques trabajo. Además, le permitirá realizar tareas más complejas y agilizar los procesos, por lo que es posible que pueda cobrar una prima. Desarrollar tus habilidades con el software de asistente virtual es una parte clave para progresar en tu carrera.

Incluso puedes trabajar como asistente virtual si no tienes experiencia previa, aunque es probable que te resulte difícil competir con otros candidatos.

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Curso para trabajar como Asistente Virtual

Trabajar como asistente virtual se ha convertido en una gran oportunidad para miles de personas en los últimos meses, somos miles de emprendedores que necesitamos ayuda con nuestros proyectos. Así que si te gustaría convertirte en uno, revisa las entradas gratuitas de mi blog sobre asistencia virtual.

Taller de Asistente Virtual de Giulia Chilin

Este workshop está diseñado para que aprendas todo lo necesario para convertirte en asistente virtual, cuando lo termines, tendrás las herramientas suficientes para empezar a trabajar como asistente virtual este mismo año.

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